印刷產業的「審稿」過程如何優化?

年底將近,前有雙11,後有雙12、聖誕節、跨年、農曆年節等眾多檔期,各平台摩拳擦掌配合節日規劃有感優惠,吸引消費者下單。行銷奏效之後,隨時而來的是海量的訂單,商家是否有足夠的人力來應對與消化?還是訂單頻頻出錯,雖然營業額有高,但卻多花了許多製作的成本?甚至,客戶拿到有問題的貨品也可能因此對商家的信心下降,後續的客服處理也衍伸出更多問題?今天就來跟大家聊聊系統流程中的「審稿過程」的程序如何優化的相關原則。

圖片來源:Pexels

審稿過程與審稿人員的重要性

以印刷產業來說,客戶在網站前端下單,成立訂單之後,會有一個「稿件確認」的過程。如果選用的平台沒有「上傳檔案」的功能,都是靠email收件、確認稿件的話,很容易會發生漏信、使用到舊的檔案印製印製、歸檔整理也會花很多時間。稿件確認(審稿)這個過程至關重要,會直接影響成品是否可以安全印製,甚至有時候會影響到成品的好壞與否。所以,稿件確認的「審稿人員」可以說是品質的守門員,訂定出相關審稿規範與流程是非常重要的!

完備的線上傳檔與審稿checklist讓訂單管理更有效率

因此,在架設/選擇電商平台時,印刷業的第一步就是要考量是否有完備的線上傳檔功能。收到檔案之後,在內部系統的呈現上也要直覺且有彈性,讓使用人員可以一目了然該訂單的最新檔案(不用翻信件翻到天荒地老),可以告別惱人的來回信件溝通、印製錯誤檔案問題,也避免客服及信件容易遺失、忘記處理的漏單狀況。

而剛剛說的彈性,在審稿時也建議依產品內容訂定出一套審稿的checklist,也就是審稿管理的模組:從最基本的出血、文字是否轉外框、是否有掉圖問題、圖文是否太靠邊的檢查,到CMYK顏色數值規範、成品模擬等等來檢視稿件並跟客戶做確認、說明相關的審稿問題。

再來就是客戶的檔案管理,完成審稿之後,保留最後的正式稿件並往下進到正式印製的流程。原有的舊且審稿不過的檔案建議分開做歸檔,避免在正式印製時用到錯誤的檔案。你可能會問,不正確的檔案刪掉就好,為什麼要保留呢?從客服處理端來看,這個其實是要避免後續的印刷爭議,如果不幸發生印刷事故,內部人員可以回頭確認錯誤的環節並加以改正優化;客戶如果不小心「忘記」自己的圖檔狀況,也有相關檔案跟資料可以幫助協尋記憶。

檔案管理如果做得好,除了可以在發生狀況時馬上找出問題加以解決之外,後續客戶如果需要加印,相關人員也可以更快速的找到相關檔案,一勞永逸!這邊也衍生一個印刷電商平台的特性,需要較大的檔案儲存空間,因此完整的雲端串接服務、檔案管理歸檔也是在架設/選擇電商平台時重要的考慮因素之一。

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