印刷產業的「審稿」過程如何優化？

年底將近，前有雙11，後有雙12、聖誕節、跨年、農曆年節等眾多檔期，各平台摩拳擦掌配合節日規劃有感優惠，吸引消費者下單。行銷奏效之後，隨時而來的是海量的訂單，商家是否有足夠的人力來應對與消化？還是訂單頻頻出錯，雖然營業額有高，但卻多花了許多製作的成本？甚至，客戶拿到有問題的貨品也可能因此對商家的信心下降，後續的客服處理也衍伸出更多問題？今天就來跟大家聊聊系統流程中的「審稿過程」的程序如何優化的相關原則。

審稿過程與審稿人員的重要性

以印刷產業來說，客戶在網站前端下單，成立訂單之後，會有一個「稿件確認」的過程。如果選用的平台沒有「上傳檔案」的功能，都是靠email收件、確認稿件的話，很容易會發生漏信、使用到舊的檔案印製印製、歸檔整理也會花很多時間。稿件確認（審稿）這個過程至關重要，會直接影響成品是否可以安全印製，甚至有時候會影響到成品的好壞與否。所以，稿件確認的「審稿人員」可以說是品質的守門員，訂定出相關審稿規範與流程是非常重要的！

完備的線上傳檔與審稿checklist讓訂單管理更有效率

因此，在架設／選擇電商平台時，印刷業的第一步就是要考量是否有完備的線上傳檔功能。收到檔案之後，在內部系統的呈現上也要直覺且有彈性，讓使用人員可以一目了然該訂單的最新檔案（不用翻信件翻到天荒地老），可以告別惱人的來回信件溝通、印製錯誤檔案問題，也避免客服及信件容易遺失、忘記處理的漏單狀況。

而剛剛說的彈性，在審稿時也建議依產品內容訂定出一套審稿的checklist，也就是審稿管理的模組：從最基本的出血、文字是否轉外框、是否有掉圖問題、圖文是否太靠邊的檢查，到CMYK顏色數值規範、成品模擬等等來檢視稿件並跟客戶做確認、說明相關的審稿問題。

再來就是客戶的檔案管理，完成審稿之後，保留最後的正式稿件並往下進到正式印製的流程。原有的舊且審稿不過的檔案建議分開做歸檔，避免在正式印製時用到錯誤的檔案。你可能會問，不正確的檔案刪掉就好，為什麼要保留呢？從客服處理端來看，這個其實是要避免後續的印刷爭議，如果不幸發生印刷事故，內部人員可以回頭確認錯誤的環節並加以改正優化；客戶如果不小心「忘記」自己的圖檔狀況，也有相關檔案跟資料可以幫助協尋記憶。

檔案管理如果做得好，除了可以在發生狀況時馬上找出問題加以解決之外，後續客戶如果需要加印，相關人員也可以更快速的找到相關檔案，一勞永逸！這邊也衍生一個印刷電商平台的特性，需要較大的檔案儲存空間，因此完整的雲端串接服務、檔案管理歸檔也是在架設／選擇電商平台時重要的考慮因素之一。

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