月底的會計地獄?!談印刷電商經營的對帳優勢

每個月的25號,印刷產業的會計開始處理大量的廠商發票、安排匯款作業;客戶的款項也會同時進來,還有月初的人員薪資計算、其他成本紀錄等等。對會計來說,如果使用傳統的記帳方式,如excel記帳、單機的記帳軟體等,除了容易有檔案容易遺失或混用的狀況;如果部門比較多,無法同時多人操作也會讓作帳的效率降低許多。這些都讓每個月底到隔月初宛如作帳的地獄,有苦難言。

圖片來源:pexels

以印刷產業來說,若以線下的交易為主,收款會需要逐筆對帳;如果訂單金額比較大的,還會有頭款跟尾款對帳日期,其實也會花費不少時間。那如果是線上交易為主,也要確認電商經營的平台是否有另外串接的金流服務,因為如果沒有完整串接,這樣也會讓客戶的付款方式受到限制,而且在收款後一樣需要人工對帳。

所以,選擇有串接服務的軟體廠商其實可以幫助印刷業者減少許多對帳麻煩;以原本的ATM匯款轉帳來說,如果有完整的金流串接服務,點選ATM轉帳後,每一筆訂單會產生不同的銀行匯款帳號,當客戶繳款金額不符或者逾時匯款,銀行系統將無法接受匯款。收到帳款之後,系統也會自動更新,確認有收到款項後再往下進行印刷流程,整個過程幾乎不用人力確認,讓對帳更為容易快速!此外,完整的金流串接服務也可以提供客戶更多的付款選擇,除了原本的匯款之外,還可以再額外啟用信用卡付款、超商代碼繳費,甚至可以搭配會員制度的預繳加值的服務。

付款完成之後,再來就是發票問題了!人工開發票也是做帳地獄的痛苦來源,線上付款完成之後,可以再另外串接電子發票開立平台,自動開立發票給客戶,不必再人工逐筆鍵入,甚至可以省下寄送發票的時間以及郵資費用,同時避免無人簽收、發票寄丟的狀況,好處多多。

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